Création d'une structure de répartition du travail avec Microsoft Project

Création d'une structure de répartition du travail tueur avec Microsoft Project

Le Work Breakdown Structure (WBS) est une décomposition hiérarchique des objectifs du projet en livrables axés sur les tâches qui sont exécutées par l'équipe du projet pour atteindre les objectifs globaux du projet. Le WBS est l'épine dorsale de toutes les activités de planification du projet. Le WBS divise la portée des travaux du projet en petits lots de travaux à gérer pour maintenir un meilleur contrôle des activités du projet. Lorsque vous vous déplacez dans les niveaux supérieurs de la structure de répartition aux niveaux inférieurs, la définition des travaux du projet devient plus détaillé avec les niveaux supérieurs représentant les principales phases du projet. Il est impératif de se rappeler que le WBS représente 100% de tous les travaux définis dans le cadre du projet. Tout ce qui n'est pas inclus dans le WBS est considéré comme hors de portée pour le projet.

Les utilisations de la WBS

Le WBS répond aux exigences suivantes du projet:

· Définir la portée du projet en termes de résultats attendus et les composants

· Fournir le cadre dans lequel l'état du projet et des rapports d'étape sont basées

· Faciliter la communication au sujet de la portée du projet, planning, risque, évolution des coûts, etc, avec les intervenants tout au long du cycle de vie du projet

· L'apport d'intrants pour d'autres processus de gestion de projet comme l'estimation, la planification, l'évaluation des risques, etc

Lors de la création de l'OTP, il est important de veiller à ce que le format WBS est normalisé dans un portefeuille de projets. Cela permettra d'assurer que les données à partir d'un projet spécifique peut être facilement récupéré et un référentiel comprenant les données du projet peuvent être formés pour référence future sur une période de temps.

Composants de la structure de répartition du travail

Les éléments essentiels d'un WBS sont détaillés ci-dessous:

· Les niveaux WBS: Tout le travail à faire sur le projet est classé en niveaux hiérarchiques avec les niveaux supérieurs représentant les principaux produits livrables du projet et les niveaux inférieurs décrivant les activités menées au niveau granulaires doivent être effectués vers la réalisation de la prestation. Le nombre et la complexité des niveaux d'OTP est fonction de la taille et de la nature du projet.

· WBS Dictionnaire: Le dictionnaire WBS est une partie importante de la SDP et il détaille en outre les activités de chaque élément de la SDP. Il fournit des informations détaillées sur le travail à faire, les activités et les jalons, les estimations de coûts, les ressources nécessaires et les informations du contrat pour chaque élément de la SDP. L'objectif fondamental du dictionnaire WBS est de supprimer toute ambiguïté quant à la portée des travaux.

· Les numéros de code WBS: Le numéro de code WBS est un identifiant unique pour chaque élément de la SDP et devrait être telle qu'elle peut être facilement étendu pour accueillir les futures révisions du WBS.

· Format Représentation visuelle: Un WBS peut être représenté dans un certain nombre de façons, en fonction de la facilité d'utilisation pour l'équipe du projet et de l'organisation. Formats typiques pour représenter une structure WBS sont les suivants:

Contour o voir: Dans ce format, le WBS est représentée à l'aide différents niveaux d'indentation, avec un numéro de code WBS d'accompagnement pour chaque élément.

o tabulaire voir: Dans ce format, la structure hiérarchique de la structure de répartition est représentée à l'aide des colonnes d'une table.

o vue Arborescence: Dans ce format, le WBS est représentée à l'aide d'une structure arborescente avec chaque élément enfant relié à l'élément parent par une ligne. Le parent représente un niveau supérieur qui se décompose dans l'élément enfant.

· Élément WBS: Chaque élément de la SDP et ses attributs comprennent un élément WBS.

Work Package ·: Le plus bas niveau de la composante WBS pour chaque branche de l'organigramme technique est connue sous le work package. Le lot comprend également les activités de calendrier et les jalons à accomplir pour achever l'ensemble des travaux à livrer. L'un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les gestionnaires de projets, tout en créant un WBS est de décider de la bonne taille pour un ensemble de travaux. Un paquet de travail qui est trop grand impliquerait de perdre le contrôle sur les activités. De même, si l'ensemble des travaux est trop petit, il consomme beaucoup d'efforts dans la gestion. La règle 8/80 habituellement adoptée par les chefs de projet, se propage que la taille de l'ensemble des travaux ne doit pas être inférieure à 1 heure et ne dépassant pas 80 heures.

Création d'un WBS dans MS Project en utilisant la méthode top-down

Un WBS peuvent être créés en utilisant un certain nombre d'outils et de méthodologies. Une des méthodes couramment utilisées pour créer un WBS est la méthode de haut en bas. Les étapes suivies dans l'approche top-down sont énumérés ci-dessous:

1. Identifier l'objectif final du projet. Cela implique une analyse détaillée du document portée du projet. Dans MS Project, tapez le nom de l'objectif final dans le champ Nom de tâche.

2. Évaluer les résultats finaux qui doivent être créés pour atteindre les objectifs définis à l'étape 1. Entrez la liste des produits finaux dans le champ Nom de tâche. Retrait de tous les sous-produits livrables en utilisant la touche flèche vers l'avant dans MS Project. Maintenant, vous aurez le produit final comprenant les résultats attendus dans les sous-MS Project.

3. Décomposer les produits finaux dans les activités et de continuer cet exercice jusqu'à ce qu'un niveau est atteint (work package) où vous pouvez contrôler et surveiller les tâches individuelles. Vous devez être attentif à ce que chaque lot de travaux ne contient qu'un seul livrable. Dans MS Project, pour chaque sous-livrable, tapez la liste des activités. Répétez ce processus jusqu'à ce que vous atteignez le niveau work package. Assurez-vous que vous gardez l'indentation chaque niveau. Indentation crée des relations entre les livrables et sa composante sous-produits livrables. MS Project crée automatiquement les codes WBS dans le champ Numéro Contour, basée sur la structure hiérarchique de chaque tâche / activité. Ces chiffres décrivent changer lorsque vous déplacez la tâche à un niveau ou un emplacement différent.

4. Réévaluer l'ensemble WBS après une séance de remue-méninges en profondeur avec l'équipe du projet et les principaux intervenants. L'objectif devrait être de parvenir à un consensus sur la faisabilité de la réussite de l'exercice de planification de projet qui à son tour assurer le succès de votre projet.

La méthode de haut en bas pour créer le WBS est généralement utilisé lorsque le chargé de projet et l'équipe de projet ont une expérience insuffisante pour créer le WBS ou les exigences du projet ne sont pas bien compris. Cette méthode permet au gestionnaire de projet et l'équipe à élaborer progressivement sur le WBS après plusieurs réunions et des séances de remue-méninges.

Intégration de la WBS dans le calendrier du projet

Le WBS est l'épine dorsale d'un certain nombre d'activités de gestion de projet. Il fournit un apport précieux pour l'estimation des coûts, la planification et l'évaluation de l'avancement du projet.

Pour intégrer le WBS dans le calendrier du projet avec MS Project, vous devez ajouter des informations à l'arborescence indentée de la WBS que vous avez déjà créé. Les informations importantes que vous devez ajouter comprend:

· Durée: Le temps total nécessaire pour effectuer chaque tâche doit être spécifié dans le WBS.

· Dépendances des tâches: relation entre deux tâches est spécifié. Vous pouvez établir la dépendance à l'aide de l'analyse de diagramme de réseau fait dans la phase de planification.

· Contraintes: Vous devez spécifier les contraintes ou des limites (le cas échéant) pour chaque tâche. Les contraintes sont également mis en place dans le calendrier de la phase d'analyse.

· Date de début Date de fin d'étude et de travail: Lorsque vous spécifiez la durée de chaque tâche, MS Project calcule automatiquement la tâche début et de fin des dates.

· Les noms de ressource: Vous pouvez spécifier les ressources en cliquant sur le bouton Affecter les ressources.

Tout en intégrant le WBS dans le plan de projet, il est impératif d'ajouter le dictionnaire WBS. Le dictionnaire WBS contribue à intégrer les autres processus de gestion de projet avec la portée du projet et sert d'outil utile pour clarifier les exigences du projet précis en termes de l'étendue des travaux, le coût, jalons, etc

Un WBS bien défini peut être un facteur majeur contribuant à assurer le succès de votre projet. Il sert comme facteur clé d'intégration entre les différents processus de gestion du projet et est considéré comme la pierre angulaire du projet....